Ordem de Serviço de Oficina Mecânica: orientações e modelos
Como você informa para o cliente quais serviços precisam ser feitos no veículo?
Através de uma mensagem de WhatsApp? Uma ligação?
Cada profissional tem suas preferências de comunicação, mas uma coisa é indispensável para dar transparência ao seu trabalho: construir uma boa ordem de serviço de oficina mecânica.
É na ordem de serviço que você pode descrever em detalhes os procedimentos e ajustes necessários, trazendo clareza para o cliente e demonstrando profissionalismo no seu trabalho.
Porém, esse documento não pode ser feito de qualquer jeito.
Existe uma série de informações que devem estar na ordem de serviço da oficina.
Preparamos esse guia completo com todos os itens necessários e orientações adicionais para você formalizar o seu negócio, deixando ele cada dia mais profissional. Confira!
Ordem de serviço de oficina mecânica: o que não pode faltar?
1. Dados da oficina
Aqui não tem muito segredo.
Seus clientes precisam receber um documento que identifique o prestador de serviço, que neste caso é o seu estabelecimento.
A ordem de serviço deve conter informações básicas, mas que dão transparência e são capazes de identificar seu negócio, como:
- Nome (fantasia ou de registro);
- CNPJ;
- Telefone;
- Endereço;
- E-mail de contato;
- Nome do responsável pela elaboração da ordem de serviço.
Além das informações listadas acima, é interessante adicionar data da emissão da ordem de serviço, validade do documento, número da OS e um campo para assinatura do profissional responsável.
2. Dados do cliente
Da mesma forma que o cliente precisa das informações sobre o estabelecimento que irá executar serviços em seu veículo, você também precisa de alguns dados básicos dele, como:
- Nome completo;
- Telefone de contato;
- E-mail;
- Documento de identificação.
Isso é o básico, mas você pode inserir aqui informações como canal preferido de contato, WhatsApp (caso seja diferente do telefone) e um campo para colher assinatura.
Esses dados são importantes não apenas para realizar um cadastro completo do cliente, mas para que você tenha informações essenciais em caso de problemas como disputas judiciais.
3. Dados do veículo
O terceiro elemento que precisa ser identificado na OS é o veículo.
Como você já sabe, um carro possui informações que são só suas, como a placa e o número do chassi.
Esses dados precisam ser registrados na ordem de serviço da oficina, mas não são os únicos.
Confira o que mais deve constar no documento:
- Modelo;
- Ano de fabricação;
- Cor;
- Quilometragem.
“Mas por que o carro também precisa ser identificado?”
A resposta é simples: para assegurar que você mandou a ordem de serviço certa para o cliente certo.
Imagine que você está fazendo manutenção em 3 Celtas da cor prata ao mesmo tempo.
Como você vai saber qual é qual?
E como o cliente vai ter certeza de que a OS é relativa ao veículo dele?
Percebe por que o detalhamento é essencial?
Ele evita confusões e garante precisão na hora de encaminhar informações à clientela.
4. Descrição do problema
Outro dado essencial de uma boa ordem de serviço é a descrição de todos os problemas identificados no veículo.
São eles que irão justificar para o consumidor os serviços que você está propondo executar.
Para dar mais clareza e transparência, você pode adicionar o checklist de entrada junto à OS.
Seja qual for sua escolha, só não se esqueça de deixar tudo bem detalhado para que o cliente – que muitas vezes é leigo em mecânica – entenda o que vai ser feito.
5. Descrição dos serviços e peças
Para cada doença, existe um remédio, certo?
Na mecânica é a mesma coisa.
Após listar os problemas do veículo, a oficina precisa apresentar a relação de todos os procedimentos corretivos que devem ser feitos para realizar os reparos.
É o famoso diagnóstico.
Mas não adianta listar os procedimentos sem abordar as peças.
Lembre-se que uma coisa é mão de obra e outra coisa é reposição de peça, portanto, adicione na ordem de serviço todas as peças que serão necessárias para executar os serviços.
Quanto mais detalhes você inserir aqui, menores são as chances do cliente duvidar do seu trabalho.
Com certeza seu desejo não é ser visto pela clientela como um “mecânico que empurra serviço”, portanto, descreva todos os procedimentos e peças necessários para dar transparência ao trabalho.
6. Valor da mão de obra
Como falamos acima, uma coisa são os problemas do carro e as peças e serviços essenciais para resolvê-los, outra coisa é o tempo de trabalho da sua equipe.
Sua oficina precisa listar separadamente o valor da mão de obra para que o cliente consiga distinguir valor de peças e valor da execução dos serviços.
Essa clareza também ajuda a evitar problemas na hora de fechar um acordo, além de dar segurança para sua clientela quanto aos valores cobrados.
7. Orçamento dos serviços a serem realizados e das peças a serem trocadas
Agora é hora de fazer a soma dos valores das peças e mão de obra para fornecer ao cliente a quantia total a ser paga.
É aqui que aparece o famoso orçamento de oficina mecânica, ou seja, um descritivo completo do investimento que o cliente deve fazer.
Apresentar esse número também de forma consolidada (sem separação entre mão de obra e peças) ajuda o cliente a entender qual será o valor que ele precisa pagar para a oficina.
8. Formas de pagamento e garantias
Depois de deixar claro quanto o serviço vai custar, é hora de oferecer opções ao cliente.
Uma boa ordem de serviço de oficina mecânica oferece essa informação de forma clara.
Inclusive, se você quiser deixar tudo ainda mais fácil, é possível inserir informações como:
- Valor à prazo (bem como a quantidade de parcelas e o custo de cada uma delas);
- Eventuais taxas de juros de parcelamento;
- Desconto para pagamento à vista;
- Opções para pagamento à vista (Pix, transferência, débito, etc);
- Bandeiras de cartão de crédito aceitas no seu estabelecimento.
9. Prazos para realização dos serviço
Esse ponto é importante quando você tem clientes apressadinhos que acham que consertar um carro é tão fácil e rápido quanto fazer um macarrão instantâneo.
Descreva claramente o tempo necessário para executar os serviços, assim você evita cobranças desnecessárias.
Essa informação também é fundamental caso o veículo tenha que ficar parado na oficina por alguns dias.
Não existe nada mais chato que cliente mandando mensagem do tipo “Meu carro está pronto?” enquanto você ainda nem terminou o diagnóstico dos problemas, não é mesmo?
Para evitar essas situações, deixe claro o prazo para realizar o serviço e estabeleça uma margem de segurança.
Para entender essa ideia de margem de segurança, vale um exemplo: se você consegue trocar o óleo de um carro em 1 hora, não dê isso como prazo, afinal, imprevistos acontecem.
Colocar 2h no prazo te dá uma margem boa para executar o trabalho em caso de atrasos, ao mesmo tempo em que não cria um prazo muito longo que pode desagradar o cliente.
10. Assinaturas
Assinaturas são essenciais para registrar autorizações feitas por cliente e para dar segurança para eles perante a listagem dos serviços.
Além desse detalhe, caso você tenha problemas com pagamentos e tenha que acionar a justiça, uma OS assinada é uma excelente prova de que o cliente autorizou os serviços.
Isso elimina qualquer alegação de que os procedimentos foram feitos sem autorização.
A ordem de serviço deve ser digital ou impressa?
Não existe uma regra! As ordens de serviço de oficina mecânica podem ser tanto impressas em papel como encaminhadas para o cliente pela internet.
Entretanto, para criar OS digital, será preciso ter um sistema adequado para essa tarefa.
Alguns exemplos são:
Existem diversas outras opções disponíveis no mercado, por isso, vale a pena pesquisar e entrar em contato com as empresas antes de fechar qualquer acordo.
Outra coisa que você precisa ficar atento é com o armazenamento das ordens de serviço.
Guarde-as durante um tempo para garantir que esses documentos estejam em mãos caso necessário!
Orçamento e ordem de serviço são a mesma coisa?
Não se engane: orçamento e ordem de serviço não são iguais.
Como você conferiu até aqui, uma OS tem várias informações sobre o proprietário, o prestador do serviço, o carro, os problemas identificados pelos mecânicos, o descritivo das peças e até assinaturas.
Já o orçamento nada mais é do que uma conta feita para informar o valor total que o cliente precisa pagar para a oficina executar o serviço que ele requisitou.
Sendo assim, entenda o orçamento como um componente de uma ordem de serviço.
No entanto, há muitas oficinas que dão à ordem de serviços o nome de “orçamento”, porque é o documento apresentado para os clientes, com o valor a ser pago pelos serviços.
Ordem de serviço pronta para ser preenchida?
Uma ordem de serviço de oficina mecânica que seja bem montada é importantíssima para você e seus clientes.
Portanto, fica a nossa dica: construa uma OS bem detalhada para garantir os dados essenciais e transmitir transparência e profissionalismo para seu cliente!
Pode parecer apenas um detalhe, mas as pessoas enxergam valor nesse tipo de cuidado.
Os seus clientes mais exigentes irão se sentir muito mais seguros e bem atendidos ao receber um documento com todas as informações sobre seus veículos.
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