Toda empresa que comercializa produtos ou serviços precisa emitir nota fiscal para os clientes.
Não se trata de um capricho ou um “algo a mais” nas demandas do dia a dia, mas sim de uma obrigação prevista na Lei 8.846/1994 (além de ser um direito do consumidor).
Portanto, no mercado automotivo, a realidade não é diferente:
Todo e qualquer serviço ou venda precisa ser registrado com uma nota, por isso, você precisa saber como emiti-la corretamente.
Neste artigo, nós explicamos quando emitir a nota fiscal para oficina mecânica, qual nota deve ser emitida para cada serviço prestado e o passo a passo para a emissão. Confira!
Quando emitir nota fiscal na oficina mecânica?
A nota fiscal da oficina mecânica precisa ser emitida sempre que sua equipe prestar um serviço ou comercializar algum item.
Isso serve para todas as transações, independente do valor.
Como falamos, não se trata de um detalhe, mas sim de uma obrigação prevista em lei.
Mas você sabe por que emitir notas fiscais – até quando o cliente não pede – é essencial para uma oficina?
Confira três motivos principais (mais adiante destacamos mais benefícios da nota fiscal para oficinas):
1. Comprovação de transação
O primeiro ponto é bem básico: uma nota fiscal confirma que sua oficina vendeu algo ou prestou um serviço para uma determinada pessoa ou empresa.
Ela protege você caso haja alguma alegação de que o serviço não foi prestado e também gera um comprovante para o cliente, que serve tanto como uma garantia quanto um registro em caso de disputa judicial.
2. Controle financeiro
As notas facilitam o controle do vai e vem do caixa e dão clareza sobre cada movimentação.
Com base nas notas, o gestor da oficina consegue identificar o faturamento e quais são os serviços e produtos mais vendidos.
3. Controle contábil
As notas servem para que a oficina pague os impostos da maneira certa.
Tributos como ICMS, ISS, PIS e COFINS são apurados com base no valor das notas.
Portanto, deixar de emiti-las gera a famosa sonegação fiscal, que é um crime com punições que variam desde multas até prisão.
Além disso, é com base nas notas que a empresa consegue avaliar seu faturamento, que é um fator determinante para selecionar o melhor regime fiscal e até mesmo a modalidade da empresa.
Por exemplo, você pode atuar com uma oficina e ser MEI.
Entretanto, se o seu faturamento anual passa de R$81 mil, será necessário se desenquadrar da MEI e buscar uma nova modalidade empresarial.
O contrário também pode acontecer.
Imagine que você registrou sua oficina no regime tributário do lucro presumido (que tem alíquotas maiores que o simples nacional), mas seu faturamento é baixo.
Com base nas notas, você pode pedir um reenquadramento de regime e reduzir seu gasto com tributos.
Esse tipo de cálculo é feito com base nas notas fiscais e é muito importante para que seu negócio atue seguindo as leis fiscais.
Fora três fatores, as notas também são provas da transparência da sua empresa e ampliam a segurança e confiança dos clientes no seu negócio.
Veja também: Legislação para Oficina Mecânica: licenças, alvarás e regras
Tipos de nota fiscal para oficina mecânica
O que é uma nota fiscal de conserto ou reparo?
A nota fiscal de conserto ou reparo é um tipo de NF utilizada por oficinas mecânicas para registrar os serviços de manutenção realizados para os clientes.
O documento pode conter informações sobre o serviço executado e as peças e materiais utilizados.
Entretanto, ela não é o único tipo de nota que sua oficina pode emitir.
Portanto, a Nota Fiscal de Serviço deve ser emitida sempre que sua oficina realizar algum tipo de serviço, desde os mais simples até os mais complexos.
A NFS-e é regulamentada pela prefeitura da sua cidade e tem como principal imposto o ISS (Imposto Sobre Serviços).
Nota Fiscal de Produto
A NF-e é exigida quando a oficina vende peças, acessórios ou qualquer tipo de mercadoria, mesmo que não tenha relação direta com os serviços.
O principal imposto dessa nota é o ICMS (Imposto Sobre Circulação de Mercadorias e Serviços), que é um tributo estadual.
Nota fiscal ao Consumidor (NFC)
Também conhecida como Cupom Fiscal, esse tipo de nota registra a venda de produtos, mas de uma forma mais simples.
Nela, constam apenas informações da empresa vendedora e a compra.
Como o nome já diz, ela foi feita para o consumidor e serve como uma garantia de compra.
Mas atenção: o fato de ser uma versão mais simples não significa que não haja cobrança do ICMS, assim como ocorre com a Nota Fiscal de Produto.
Nota Fiscal de Entrada e de Retorno para Conserto
Essas duas notas são menos comuns, mas vale mencioná-las.
A nota de entrada registra que um veículo está com a oficina para realizar um serviço.
Ela serve muito para formalizar a entrada e não há cobrança de impostos sobre ela.
Já a nota de retorno tem a função de registrar que o veículo foi devolvido ao cliente após a realização dos serviços.
Ela só é necessária caso seja emitida uma nota de entrada e também não gera cobrança de impostos.
Geralmente essas notas são exigidas quando a oficina realiza serviços em carros de empresa ou do poder público, já que elas servem como controle do bem e não como registro de transação.
Notas fiscais eletrônicas
Tanto as notas fiscais de serviço, de produto e do consumidor devem ser feitas digitalmente.
As notas impressas foram descontinuadas em praticamente todo o Brasil, portanto, você precisa emitir utilizando um sistema eletrônico.
Para as notas fiscais de serviço, é possível utilizar o emissor de notas fornecido pela prefeitura municipal, um ERP (Planejamento de Recursos Empresariais) ou um sistema próprio de emissão de notas.
No caso das notas fiscais de produto, é necessário usar um ERP ou um sistema de emissão que seja integrado à Secretaria Estadual da Fazenda (Sefaz).
Como emitir nota fiscal para oficina mecânica?
1. Primeiro passo: constitua um CNPJ
Uma nota precisa estar atrelada a um CNPJ, que é o cadastro nacional de pessoas jurídicas.
Você só será capaz de emitir notas se registrar seu negócio, por isso, é fundamental fazer a formalização da empresa.
A emissão do CNPJ pode ter alguns obstáculos burocráticos, por isso, fica a dica: em caso de dúvidas, consulte um contador para te ajudar.
2. Classifique corretamente a sua empresa
Durante a formalização da oficina, é preciso classificar corretamente as atividades de acordo com o CNAE (Cadastro Nacional de Atividades Econômicas).
Errar na classificação pode gerar inconsistências entre o que está registrado na nota e as atividades permitidas para a empresa.
Por isso, fique atento a esse ponto ao constituir o CNPJ e formalizar o negócio.
Dica: o código mais utilizado pelas oficinas mecânicas é o 4520-0/01.
Saiba mais:
3. Sistemas de emissão de NF
As notas fiscais eletrônicas exigem o uso de um sistema de emissão, que pode ser:
- Fornecido pela prefeitura da sua cidade
- Adquirido junto a um ERP, um sistema de gestão para oficinas mecânicas
- Adquirido por meio de um sistema focado em emissão de notas, inclusive pelo gov.br
4. Atenção para emitir a NF correta!
Por fim, fica uma dica importante: atenção ao formato da nota fiscal escolhida.
Por exemplo, imagine que você prestou um serviço, fez uma nota relativa ao procedimento, mas incluiu nela os valores das peças usadas.
Isso não vai gerar um problema fiscal, mas vai aumentar a carga de impostos.
Sabe por quê? Porque a alíquota do ISS é maior do que a do ICMS e ela será calculada com base no valor total da nota.
Fique atento a esses detalhes na hora de escolher qual tipo de nota será emitida.
Em muitos casos, vale mais a pena separar serviços e peças em notas distintas.
Mas, atenção!
Inserir serviços numa nota fiscal de produtos pode criar problemas com o Fisco, portanto, tome cuidado para evitar dores de cabeça no futuro.
5. O que deve constar na nota fiscal de serviços de oficina mecânica?
Dados do prestador de serviço:
- Razão social e nome fantasia;
- CNPJ;
- Inscrição municipal;
- Endereço;
- Dados de contato (telefone, e-mail).
Dados do Cliente:
- Nome completo ou razão social;
- CPF ou CNPJ;
- Endereço;
- Dados de contato.
Descrição dos serviços:
- Os serviços prestados precisam ser escritos de forma detalhada;
- Caso o serviço necessite de peças, você pode inserir aqui ou abrir uma NF para venda dos componentes.
Valor:
- Recomenda-se o registro individual do valor de cada serviço para que você e seu cliente tenham mais clareza sobre cada custo, porém, nada impede de inserir apenas o valor total
Informações sobre os tributos:
- Valor e alíquota do ISS (Imposto Sobre Serviços);
- Base de cálculo;
- Se houver retenções (no caso de atendimento a empresas), como IR, PIS, COFINS ou CSLL, essas informações também devem constar na nota.
Número da nota e data de emissão:
- Cada nota possui um número sequencial, essa informação precisa constar no documento;
- A data da emissão também é fundamental para atestar quando o serviço foi feito (e serve também em caso de garantia por tempo).
Observações gerais:
- Dados complementares, como informações sobre garantia, prazo de execução e condições de pagamento podem ser adicionados no campo de observações.
Por que emitir Nota Fiscal na minha oficina mecânica?
1. Transparência
Hoje em dia, as pessoas suspeitam dos negócios que não emitem nota.
Não emitir as notas gera um ar de desconfiança sobre seu trabalho.
Na contramão, quem emite tudo direitinho consegue ser bem transparente com o cliente e gerar uma confiança muito maior.
2. Garantia para você e para o cliente
A nota atesta que você fez o serviço e serve de garantia para o cliente em caso de problemas.
Deixar de emitir pode fazer com que as pessoas percam a confiança no seu trabalho, afinal, você não dá nenhum comprovante de garantia.
Nota é mais do que contabilidade: é confiança e segurança!
3. Impostos na medida certa
Quem emite as notas certinho tem a certeza de estar pagando impostos na medida certa.
A falta das notas pode trazer problemas grandes e ainda deixar você às cegas sobre a real carga tributária do seu estabelecimento.
Inclusive, muitas vezes, notas emitidas erroneamente podem gerar multas e valores pagos de maneira retroativa.
Ou seja, valores ainda maiores do que se você estivesse com tudo regularizado.
4. Resguardo jurídico
Imagine a cena: um cliente entra na justiça alegando que você não fez um serviço que foi cobrado.
Sem nota fiscal, como você vai comprovar a realização?
Entende a importância de ter uma nota fiscal?
Ao registrá-la, você cria uma prova de que o serviço foi feito (afinal, quem iria emitir uma nota sobre algo que não foi feito? Isso só geraria cobrança de imposto!).
Portanto, pense nas NFs como um resguardo importante em caso de disputas judiciais.
5. Possibilidade de atendimento para empresas com frotas
Empresas que possuem frota só contratam oficinas que emitem nota fiscal, pois precisam do documento para registrar despesas, gerar créditos fiscais e garantir a conformidade contábil.
Ou seja, a emissão de nota abre portas para conseguir clientes grandes.
6. Acesso a crédito e financiamentos
Uma oficina que emite nota fiscal formaliza sua movimentação financeira.
Isso é fundamental na hora de passar por análises financeiras para pegar um empréstimo ou fazer um financiamento com bancos e outras instituições.
Nota certinha começa num bom orçamento: veja como montar o orçamento da oficina para não errar nos valores na hora de emitir.
Você não fugirá dos impostos, mas estará dentro da lei
Para fechar, fica um conselho de amigo: atuar na informalidade reduz muito o potencial da sua empresa.
Fica difícil crescer sem ter CNPJ e sem fazer a emissão de notas fiscais.
Mesmo que você tente, os órgãos de fiscalização das prefeituras e Secretarias da Fazenda conseguem cruzar dados com a Receita Federal para verificar se você está recebendo o dinheiro diretamente na sua conta pessoal ou algo do tipo.
Ou seja, tentar dobrar a lei nunca é a melhor ideia.
A nossa dica é: faça a formalização da sua empresa e pague os impostos mês a mês da maneira correta para evitar uma multa fiscal.
Nós sabemos que a carga tributária no país pode ser alta, mas fazer evasão fiscal ou sonegação só vai trazer problemas a curto ou longo prazo.
Por fim, fica o nosso convite: acesse o site da RW Elevadores e confira nosso portfólio completo de soluções para oficinas mecânicas.
Além de compartilhar conhecimento aqui no blog, nós temos diversas ferramentas e equipamentos à disposição do seu negócio.
