Checklist para Oficina Mecânica: Guia Completo (Crie o seu)
Responda com sinceridade: seu estabelecimento faz o checklist de oficina mecânica corretamente?
Apesar de ser importante, não são poucos os auto centers e oficinas que deixam de apresentar aos clientes um documento completo com as condições do carro antes e depois dos serviços executados.
E um dos motivos que explicam a construção de um checklist incompleto é justamente a falta de entendimento sobre ele.
Esse tipo de documentação não serve apenas para listar o que foi feito.
Ele também serve como indício de todas as alterações realizadas num carro e pode servir até como prova em caso de um problema de inadimplência.
Portanto, estamos falando de algo que não só dá transparência à atuação da oficina, mas também é fundamental para resguardar seu estabelecimento.
Quer aprender o que não pode faltar no checklist para oficina mecânica? Continue a leitura e monte o seu!
O que não pode faltar no checklist de oficina mecânica?
1. Comece adotando um padrão de registro
O primeiro fator que não pode faltar em um checklist de oficina mecânica é padronização.
Você precisa ter um documento igual para todos os clientes, sendo ideal adotar um modelo para entrada do veículo e outro para a saída.
É claro que os carros possuem modelos diferentes e necessidades distintas.
Mas, não é preciso ter um documento de listagem para cada um, basta adotar um documento completo que seja aplicável para a maioria dos serviços e veículos que você atende.
Mas quais dados não podem faltar? Veja a lista a seguir!
2. Dados básicos
Para começar, é preciso ter os dados essenciais do proprietário e do veículo.
O checklist deve conter:
- Nome completo e documento de identificação do proprietário;
- Telefone de contato do proprietário;
- E-mail de contato do proprietário;
- Placa, cor, modelo e ano do veículo;
- Número de chassi.
3. Vistoria inicial do veículo
Além dos dados básicos, o carro precisa ser avaliado no momento da chegada.
Nesta parte, o checklist de entrada precisa detalhar:
- Quilometragem de entrada;
- Nível de combustível;
- Registro de quais luzes estão acesas no painel;
- Presença de itens adicionais (como antena de rádio, engate etc.);
- Registro das avarias presentes no veículo (amassados na lataria, riscos na pintura, peças quebradas ou soltas etc).
Para facilitar o registro de avarias, você pode montar um diagrama de avaliação do veículo.
Esse diagrama é composto por uma série de ilustrações de um carro em diferentes posições, onde os mecânicos podem sinalizar as áreas com problemas.
O checklist também pode ser enriquecido com fotos ou vídeos do veículo, que irão criar um registro ainda mais completo sobre o estado de conservação do carro.
4. Lista de objetos encontrados no veículo
Por segurança, também é interessante deixar um espaço para que a equipe de mecânicos registrem todos os objetos que estavam dentro do carro no momento em que o veículo entrou na oficina.
Muitos proprietários irão se esquecer de retirar itens como óculos de sol, garrafas térmicas, aromatizadores e suportes para celular.
Seu time precisa registrar tudo que foi encontrado no veículo para que o dono possa conferir se tudo foi devolvido na hora da retirada.
5. Diagnóstico
Na parte de diagnóstico, é preciso registrar as queixas dos clientes e todas as informações captadas após a inspeção do veículo.
Aqui podem ser detalhadas todas as avarias que serão corrigidas e também todos os testes que foram realizados para identificar as avarias.
6. Lista de serviços necessários
Depois de identificar e listar os problemas, é preciso elencar os serviços que serão (ou foram) executados no veículo.
Lembre-se que essa listagem não serve para substituir a ordem de serviço, portanto, não deixe de elaborar as OS, já que elas servem como documentos de autorização das manutenções.
7. Conferência final e entrega do veículo
Nesta parte, o checklist de saída precisa detalhar como o veículo ficou após os reparos, quais foram as peças substituídas e os serviços executados.
Também pode haver espaço para fazer um novo registro dos itens presentes no carro e detalhar informações sobre os componentes novos que foram instalados, como:
- Peças que foram repostas;
- Itens que foram adicionados a pedido do cliente.
8. Espaço para observações e itens adicionais
Também é importante que o checklist tenha um espaço para que a equipe possa fazer qualquer observação importante sobre o carro e detalhe informações relevantes para o proprietário.
Por exemplo, suponha que um cliente chegou até a oficina requisitando apenas a troca de óleo.
Contudo, ao executar o serviço, você notou a necessidade de troca do filtro de óleo e do filtro de combustível.
O campo de observações pode servir tanto para informar ao cliente sobre a necessidade de trocar esses itens num futuro próximo ou para avisar que foi necessário complementar a manutenção com a troca dessas peças.
9. Espaço para assinaturas
Por fim, o checklist precisa ser assinado pelo cliente e pelo responsável pelo atendimento.
A assinatura deve ser feita tanto na entrada quanto na saída do automóvel.
Esse procedimento é fundamental para evitar problemas com clientes e para dar transparência aos seus serviços.
Checklist digital ou impresso?
Não existe uma opção melhor ou pior neste caso, tudo vai depender de alguns fatores, como:
- A possibilidade de investir em um sistema digital de checklist;
- E o tempo que você deseja gastar com esse tipo de tarefa.
Sem dúvidas, os checklists digitais são mais rápidos, além de serem integrados com ferramentas como e-mail e WhatsApp, o que facilita a transmissão das informações ao cliente.
Contudo, ao usar uma ferramenta como essa, sua oficina pode ficar “presa” ao modelo de checklist padrão do sistema, o que pode diminuir seu nível de detalhamento.
Porém, existem boas opções de checklist digital que contemplam as principais necessidades das oficinas. Três exemplos são:
- O app Checkmotors;
- O sistema de checklist automotivo da SoFit;
- Aplicativo de checklist da uMovMe
Para quem é mais tradicional e prefere o checklist em papel, temos uma recomendação:
Procure um designer gráfico ou uma gráfica especializada em produzir esse tipo de documento para que você tenha em mãos um modelo prático, organizado e intuitivo na hora de preencher.
Por que ter checklist na minha oficina mecânica?
Um checklist automotivo é como a vistoria de um apartamento que você vai alugar ou comprar.
Ela registra toda a condição do imóvel e deixa claro quais danos já estavam presentes no local e quais estruturas estão bem conservadas.
O checklist faz a mesma coisa e informa – tanto para o cliente quanto para a oficina – quais problemas já estavam presentes no carro quando ele chegou na oficina.
Dessa forma, se eliminam os riscos do cliente alegar que alguma avaria aconteceu enquanto o automóvel está sob responsabilidade da oficina.
Além disso, serve para registrar que o consumidor está ciente dos problemas que o veículo apresenta na hora da entrada.
Fora essa função de registro, o checklist dá transparência à atuação da oficina, permitindo que o cliente saiba exatamente quais serviços devem ser feitos e quais peças precisam de troca.
Dessa forma, é possível eliminar aquela ideia de “mecânico que empurra serviço para cliente” ou “mecânico surpresa”, que troca peças e encarece o serviço sem consentimento do proprietário.
Por fim, não se esqueça que o checklist – ainda mais quando contém a assinatura do cliente – também vai servir como prova em caso de uma ação de pagamento (que pode ser aberta em caso de inadimplência por parte do consumidor).
E a ordem de serviço? Preciso dela também?
A resposta é sim! O checklist de oficina mecânica não substitui a ordem de serviço.
Enquanto um tem a função de registrar e detalhar a condição do carro e todas as observações feitas pela equipe de mecânicos, o outro serve para:
- Elencar os serviços;
- Apresentar o orçamento;
- Listar as peças necessárias para execução dos reparos.
Ou seja, estamos falando de documentos complementares, que precisam ser assinados pelo proprietário para dar resguardo jurídico para a oficina (e também para formalizar tudo que foi feito).
Junto à O.S e o checklist, ainda é possível oferecer um contrato de prestação do serviço, que oferece ainda mais garantia jurídica em caso de eventuais problemas com o proprietário.
Checklist em mãos, respaldo garantido!
Agora que você aprendeu tudo o que precisa ser inserido no checklist da oficina mecânica, não deixe de ajustar sua documentação para deixar seus serviços mais transparentes para o cliente.
E, consequentemente, aumentar a segurança da oficina perante os serviços prestados.
Quando se fala de manutenção automotiva, todo cuidado é pouco.
Afinal, veículos são patrimônios caros, protegidos por uma série de normas e que podem gerar inúmeras disputas entre proprietários e executores de serviços.
Com certeza você quer fugir das confusões e mostrar para sua clientela sua honestidade ao trabalhar, certo? Então, não abra mão de usar um bom checklist automotivo no seu dia a dia!
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